Gestion des associations
Mission 44
Mission d'organisation de la structure administrative et comptable
La mise en place d’une organisation administrative et comptable fiable et efficace est particulièrement nécessaire en raison de leurs spécificités en raison de :
- absence de but lucratif
- importance des fonds gérés
- vocation des administrateurs à être davantage des « porteurs » du projet associatif que des contrôleurs de gestion
- disponibilité limitée des administrateurs
- existence de concours volontaires
La mission de l’expert-comptable consistera donc à recommander au Président et/ou aux instances de l’association une organisation interne formalisée par des procédures qui portera notamment sur :
- le respect des principes de base de l’organisation des associations
- la répartition des rôles entre administrateurs et permanents
- la mise en place de contrôle interne
- le contrôle budgétaire
- l’organisation comptable : méthodes comptables, traitement des documents, classement des pièces, gestion des dossiers du personnel
- la mise en place d’un système d’information financière
Mission 45
Mission de mise au normes comptables et fiscales des association subventionnées
Les textes relatifs aux nouvelles obligations comptables et fiscales viennent d’être publiés. Ils imposent de nouvelles règles qui peuvent bouleverser l’organisation comptable et le système fiscal de l’association.
Le Professionnel comptable peut assister l’association dans la mise aux normes dans une application bien comprise des obligations. En effet, s’appuyant sur des outils mis à sa disposition par l’Ordre des experts-comptables, l’expert-comptable est en mesure d’organiser une présentation des comptes annuels conforme aux souhaits du législateur et de déterminer le statut fiscal dont dépend l’association.
L’interaction de la comptabilité et de la fiscalité est totale et seul l’expert-comptable en tant que professionnel indépendant est à même de dominer l’ensemble de ces techniques. L’appréciation de la non lucrativité se base très étroitement sur les chiffres de l’activité et leur présentation.
En établissant les comptes de l’association de façon claire et transparente, l’expert-comptable, peut s’il y a lieu, éviter à l’association une requalification du statut fiscal de l’association. Si l’association est imposable, l’expert-comptable assistera l’association dans la mise en place des éléments comptables obligatoires.
Mission 46
Mission de définition des procédures permettant d'assurer un contrôle interne permanent et efficace
L’expert-comptable doit faire comprendre que :
- le contrôle interne est plus préventif que répressif,
- le contrôle interne est un ensemble de moyens mis en place dans une organisation et en fait partie intégrante,
- la direction de l’organisation en est responsable.
Il met en place des procédures qui visent à assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine en s’appuyant sur des règles rigoureuses en matière de séparation des fonctions, de processus d’autorisation de dépenses, de délégation de signature, de traitement du courrier et de tenue des comptes financiers de l’association.
Mission 47
Mission d'assistance au processus budgétaire et à l'établissement des documents budgétaires
Pour l’expert-comptable, le budget servira de référence au contrôle des comptes de l’association et d’élément de comparaison et d’analyse pour présenter les réalisations de l’association.
Les missions de l'expert-comptable d'accompagnement du processus budgétaire ne peuvent s’envisager qu’en tant que missions complémentaires d’une mission « Comptes annuels » ou d’une mission de présentation de « comptes financiers » (mission d’examen ou de présentation des comptes de l’année).
Ces missions ne peuvent être que des missions d’ assistance
au processus budgétaire dont la responsabilité d’ensemble demeure celle du Président et des dirigeants salariés. L’expert-comptable aide à la formalisation de la procédure budgétaire jusqu’à l’établissement du budget, notamment sur les points suivants : le calendrier, les éléments et documents à recueillir, les modalités pratiques de collecte, le contrôle de la vraisemblance des données et des hypothèses retenues, la vérification des calculs prévisionnels et de mise en forme des documents finaux.
Mission 54
Mission d’élaboration et de mise en place de procédure de suivi du bénévolat
Le bénévolat est une catégorie de « travailleurs » participant aux projets associatifs sans pour autant avoir un statut de subordonné.
L’association est toutefois responsable de ses bénévoles au titre des accidents du travail. Elle doit donc être à même de contrôler leur présence, leurs déplacements et les risques qu’ils encourir dans l’exécution des missions qu’ils remplissent. Elle se doit également de suivre la réalisation des engagements de chacun. L’association est responsable de la bonne exécution des travaux fournis, notamment dans les associations du secteur social.
L’expert-comptable peut aider l’association dans la mise en place de procédure permettant à l’association de suivre cette catégorie de travailleurs bénévoles.
Mission 55
Mission d’évaluation du bénévolat
L’expert-comptable peut aider l’association dans l’évaluation de l’ « équivalent –salaire » qui devrait recevoir un salarié remplissant le rôle du bénévole afin de mesurer l’impact d’une obligation de le remplacer en cas de carence/caractère indispensable du rôle joué, mais aussi au regard des obligations déclaratives envers les assurances dans le cadre de la protection des accidents du travail.
Mission 56
Mission d’assistance à la mise en place des procédures liées à l’application de la loi NRE
- L’expert-comptable peut aider l’association dans la mise en place des procédures permettant de recenser les conventions prévues dans la loi NRE, et dans la constitution des dossiers permanents relatifs à ces conventions. .
Mission 59
Mission d’établissement et/ou d’attestation des comptes annuels
- La mission « comptes annuels » des associations a pour objectif de conduire l’expert-comptable à attester les comptes annuels établis par l’association.
Trois types de missions sont prévus :
- une mission d’audit contractuel à l’issue de laquelle l’expert-comptable atteste la régularité, la sincérité et l’image fidèle donnée par les comptes annuels de l’association
- une mission d’examen à l’issue de laquelle l’expert-comptable atteste qu’il n’a rien relevé qui remette en cause la régularité, la sincérité et l’image fidèle données par les comptes annuels de l’association,
- une mission de présentation à l’issue de laquelle l’expert-comptable atteste qu’il n’a rien relevé qui remette en cause la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels de l’association. .
Mission 60
Mission d’aide à la mise en place d’une comptabilité analytique (par activité, établissement, projet, secteur, concession, subvention, etc.)
L’expert-comptable met en place une comptabilité adaptée à un objectif de sectorisation. Ce type de comptabilité permet une analyse des charges par destination. Elle est, en principe, destinée à un usage interne, afin que les responsables puissent maîtriser une gestion sectorielle. Elle est indispensable en cas de reddition de compte d’une partie de l’activité de l’association ou d’un suivi particulier d’une action, la comptabilité générale ne répondant pas à ce besoin. .
Mission 61.
Mission d’assistance à l’établissement des autres documents administratifs demandés par les autorités de tutelle, de contrôle ou financeurs)
- L’expert-comptable peut aider une association dans l’établissement de documents comptables, extra comptables, financiers, fiscaux, etc., nécessaires à l’information des autorités de tutelles ou de contrôle ainsi qu’aux financeurs. .
Mission 62
Mission d’assistance à l’élaboration et à la rédaction du rapport de gestion
- Le rôle de l’expert-comptable est de mettre en place les outils de collecte et de traitement de l’information en vue :
- d’apporter aux responsables de l’association les éléments de contrôle et d’appréciation de la gestion,
- de mettre en forme les informations nécessaires aux tiers notamment celles qui préparent le rapport de gestion.
Il pourra aider l’association à moduler l’information financière en fonction des cibles de personnes ou organismes ayant droit à l’information. .
Mission 63
Mission de conseil dans les domaines comptable, financier et de gestion : établissement de documents prévisionnels, aide au diagnostic financier, analyse de gestion, de trésorerie, etc.)
- Dans le cadre d’associations subventionnées, la demande de subvention, son utilisation, doivent faire l’objet de contrôle justifié par l’emploi de fonds publics. L’expert-comptable peut aider l’association à établir les documents prévisionnels nécessaires à l’obtention de la subvention et permettant de projeter l’objectif d’intérêt public à atteindre. Le professionnel comptable peut également aider au diagnostic financier qui a pour but de mettre en évidence les forces et les faiblesses des finances de la structure associative, aider à l’analyse de la gestion de l’association par l’examen des actions passées et des choix effectués notamment dans l’emploi des ressources par rapport à la réalisation du projet associatif.
L’expert-comptable peut également apporter son expérience à l’analyse de la gestion de la trésorerie en étudiant le financement du décalage entre les délais d’encaissement des produits et les décaissements. Il assiste l’association dans la recherche de l’équilibre de la trésorerie et la maîtrise de la gestion financière. .
Mission 75
Mission d’aide à la prévenance des difficultés des associations
Pour les petites et moyennes associations qui n’ont pas de commissaire aux comptes, l’expert-comptable peut apporter un concours efficace en aidant l’association à mettre en place des « clignotants » simples qui soient indépendants des comptes annuels et utilisables au fil de l’eau. En cas de difficultés avérées, le professionnel doit encourager le responsable de l’association à rechercher toutes solutions amiables de règlement des difficultés.
Dans le cadre de sa mission, si l’association a une activité économique, l’expert-comptable doit informer les responsables de l’association que les dispositions de la loi du 1er mars s’appliquent aux responsables de droit ou de fait, que les financeurs courent des risques financiers et que l’association peut encourir une responsabilité pénale.
Mission 76
Mission légale d’assistance au comité d’entreprise
La mission de l’expert-comptable appelé à assister un comité d’entreprise, en vue de l’examen annuel des comptes d’une « entreprise » employant plus de cinquante salariés de droit privé, porte sur tous les documents d’ordre économique, financier ou social, nécessaires à l’intelligence de ces derniers et à l’appréciation de la situation de l’entreprise. C’est une mission légale qui ne peut être confiée qu’à un expert-comptable, personne physique ou une société d’expertise inscrite au tableau de l’Ordre des experts-comptables. .
Mission 77
Mission d’assistance et de représentation devant l’Administration fiscale et l’U.R.S.S.A.F.
L’expert-comptable peut, sous réserve de se voir remettre par le responsable de l’association un mandat écrit, spécial et exprès, représenter ce dernier devant les administrations fiscales et sociales.
Cette autorisation découle de la modification législative de l’Ordonnance régissant la profession des experts-comptables du 8 août 1994. Cette loi permet donc au professionnel qui tient la comptabilité et qui a établi les déclarations fiscales et sociales de répondre directement aux demandes d’informations et de contrôle de l’administration. .
Mission 78
Mission d’assistance devant les tribunaux
La mission d’assistance est une mission d’accompagnement et non de représentation. L’expert-comptable peut assister et donc accompagner et soutenir son client auprès de toutes les juridictions et notamment les juridictions administratives et financières, en complément ou non de l’avocat de son client, en lui apportant son concours technique et professionnel dans ses domaines de compétences.
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