Missions sociales liees aux associations
Mission 48
Mission de vérification de l'existence et de la conformité des éléments de paye
Cette mission de vérification de la régularité des éléments de paye peut être une mission à part entière, liée à la régularité des écritures comptables d'enregistrement de la paye et des déclarations sociales qui les accompagnent, notamment si l'expert-comptable ne remplit pas lui-même la mission d'établissement de la paye (payes confiées à un prestataire informatique extérieur par exemple).
Elle devient, pour l'expert-comptable, un préalable obligatoire à l'établissement de la paye si il remplit lui-même cette deuxième mission. L'expert-comptable a un "devoir de curiosité" et ne peut se contenter d'admettre, sans vérification, les éléments à intégrer dans les calculs et dans les livres comptables.
La vérification des données de base est donc une condition impérative au processus d'enregistrement en comptabilité générale et à la notion de sincérité des comptes, dans le cadre légal et réglementaire.
En cas de traitement informatisé d'informations nominatives, l'expert-comptable doit vérifier l'existence de la déclaration à la CNIL.
La non exécution de cette mission de vérification, dans le cadre d'une mission d'élaboration de la paye ou de déclarations sociales, peut entraîner la mise en cause de la responsabilité pénale de l'expert-comptable.
L'expert-comptable, rencontrant une lacune dans l'établissement d'une formalité sociale doit alerter la direction du personnel de la collectivité et l'amener, par tout moyen légal, à apporter les corrections nécessaires.
Mission 49
Mission d’élaboration des bulletins de salaire des salariés
Dès l'embauche du premier salarié de droit privé, l’association est confrontée à des obligations récurrentes qui impliquent notamment l'établissement de bulletins de paye (mode de preuve du paiement des salaires et des cotisations, instrument d'information du salarié) et la tenue de livres légaux d'entrée et de sortie du personnel et de paye.
L'établissement des bulletins de paye nécessite la connaissance des dispositions légales et conventionnelles régissant le salaire pour le type d'emploi rempli dans l'entreprise en question.
Outre la connaissance des différents taux de cotisations et de leur mode de calcul pour aboutir mathématiquement au calcul du salaire net, l'établissement d'un bulletin de salaire et son enregistrement sur le livre des payes obligent à la connaissance de règles de droit de la sécurité sociale et de droit du travail.
Savoir traiter les informations relatives aux mentions obligatoires, à la durée du travail (heures travaillées, absences, forfait, heures d'équivalence, de récupération, etc.), au salaire (primes, indemnités journalières, avantages C.E., cotisations obligatoires, non obligatoires, CSG, etc.), aux congés payés, à l'intéressement, à la participation etc., mais aussi savoir mesurer les conséquences sur la comptabilité et la trésorerie des décisions prises en matière de paye relèvent de la compétence de l'expert-comptable.
En cas de mise en place d'un traitement informatisé de la paye et donc d'informations nominatives, l'expert-comptable doit s'assurer de l'effectivité de la déclaration préalable à la CNIL, de cette mise en place.
Mission 50
Mission d’aide à l'établissement des déclarations sociales
L'expert-comptable peut aider l’association à procéder à ses déclarations de cotisations sociales, soit directement en prenant en charge l'établissement matériel des déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles aux différents organismes, soit en informant l’association de l'évolution de la législation, de la portée des modifications successives et de leurs conséquences. L'expert-comptable se doit de prémunir l'entreprise contre les risques de contentieux et veiller à la bonne application des règles de calcul des cotisations, de présentation et délais des déclarations et de règlement des acomptes et des soldes.
Il doit anticiper les contrôles de l'administration par une organisation rigoureuse, une justification des déclarations et de leurs corrections si nécessaire. Le membre de l'Ordre peut faire l'interface entre l’association et l'administration lors d'un contrôle URSSAF et préparer les réponses à d'éventuels redressements.
L'expert-comptable peut également aider la collectivité à répondre aux demandes, par les caisses, de renseignements sociaux nominatifs concernant les salariés.
Mission 51
Transmission des données sociales (TDS)
L'expert-comptable doit informer l’association des possibilités de transfert de données sociales informatiques. Ce transfert permet de faire parvenir la déclaration annuelle des données sociales aux différents destinataires en minimisant le risque d'erreur, de perte, de dépassement des délais, et donc de pénalisation.
L'expert-comptable peut étudier avec l'association les possibilités de transmission et les anomalies relevées en cas de rejet. Il se doit d'en montrer les avantages de fiabilité (évite les erreurs de recopiage, permet de vérifier les informations transmises sur listing informatique, etc.).
L'expert-comptable participe donc à l'évolution en profondeur du régime déclaratif, il est un prescripteur de ces nouvelles méthodes. Il peut motiver la collectivité par la démonstration du gain de temps et de qualité du travail rendu.
Mission 52
Aide à l'établissement des procédures internes relatives au suivi des dossiers sociaux des salariés
Le dossier social du salarié doit être créé dès avant l'entrée du salarié dans l’association, puis mis à jour et contient notamment :
- sa lettre de candidature et son C.V., éventuellement une analyse graphologique,
- la déclaration préalable à l'embauche,
- le contrat de travail, les avenants éventuels, la fiche de fonction,
- une fiche de renseignements sociaux divers, à jour,
- les doubles des fiches de paye,
- les documents relatifs aux événements disciplinaires,
- le suivi des absences, des congés payés, etc.
L'alimentation du dossier en informations et leur classement sont indispensables au bon suivi du personnel.
L'expert-comptable doit faire comprendre à la direction du personnel de l’association l'importance d'un tel type de dossier et doit lui apporter la rigueur nécessaire à sa mise en place ainsi qu'à celle d'un manuel de procédures s'y rapportant.
En effet, chaque type de document doit faire l'objet d'une procédure interne afin qu'une même situation soit enregistrée de façon homogène pour tous les salariés de l’association.
Certaines informations nominatives doivent être transmises aux différents organismes sociaux, informations quant à :
- l'état civil (mariage, divorce, veuvage),
- l'adresse de résidence,
- aux absences pour maladies, maternité,
dans les délais, au fur et à mesure des événements ou à l'occasion des déclarations selon les cas.
A cette occasion, l'expert-comptable doit vérifier l'existence de la déclaration à la CNIL, en cas de traitement informatisé d'informations nominatives.
Les informations concernant les événements disciplinaires doivent être enregistrées, avec référence aux éléments de preuve, afin d'être disponibles en cas de contentieux, pour faciliter le règlement des conflits.
Par sa présence régulière dans la collectivité, l'expert-comptable peut s'assurer de la bonne application de ces mesures ou éventuellement de leur évolution.
Mission 53
Aide au choix d'un logiciel de paye
La collectivité, souhaitant informatiser sa fonction "paye", peut s'adresser à son expert-comptable afin qu'il l'aide à définir les besoins et étudier avec lui, par rapport aux critères sélectionnés et à l'offre du marché, le logiciel ou le progiciel le mieux adapté.
Pour ce faire, l'expert-comptable doit lister les informations légalement obligatoires, celles qui sont indispensables à l'entreprise bien que non obligatoires, souhaitables pour la gestion sociale, ou simplement confortables. Suivant le nombre de salarié de droit privé, l'expert-comptable saura moduler et conseiller la direction du personnel afin de ne pas alourdir inutilement le nombre d'informations non obligatoires à produire et aider au choix des plus pertinentes.
Par ses connaissances générales en matière sociale et en informatique, l'expert-comptable saura conseiller l’association dans la recherche des critères concernant :
- l'identification de l' « employeur » et des salariés,
- la présentation du document de saisie des informations,
- les opérations de saisie (informations constantes, saisie d'informations calculées),
- l'édition des divers états (bulletins de paye, journal de paye, registre du personnel, états des règlements, ordres de virement, états analytiques des salaires, tableaux de bord du personnel, etc.) et aux possibilités de consultation,
- la constitution de fichiers,
- l'archivage des données,
- la sécurité du système,
- la maintenance du logiciel ou du progiciel, etc.
L'expert-comptable doit prévenir l’association de l'obligation de déclarer, avant sa mise en place, l'automatisation du traitement par l'informatique d'informations nominatives à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
g Mission 57
Mission de réalisation d’audit social
L'audit social d'une collectivité permet un diagnostic et un contrôle de la situation sociale de cette dernière. Il permet notamment :
- de soulever les imperfections éventuelles des procédures sociales,
- de mettre à jour des oublis ou des erreurs pouvant entraîner la mise en jeu de la responsabilité de la collectivité,
- de proposer des réponses aux difficultés, ou des modifications à prévoir,
- de proposer une aide à l'embauche du personnel du service du personnel et du service financier.
L'audit permet également de vérifier le respect des obligations :
- déclaratives,
- d'affichage,
- de création de documents juridiques obligatoires,
- d'archivage,
- de paiement des différentes charges sociales,
- relatives au dépassement des seuils sociaux,
- d'enregistrement en comptabilité, etc.
d'analyser les situations sociales par l'étude :
- du recrutement, des départs, du turn-over,
- de l'absentéisme,
- des horaires de travail,
- des conditions de travail, d'hygiène et de sécurité, etc.
mais aussi d'étudier la politique salariale, la rechercher d'aides ou d'exonérations, la politique de formation professionnelle, etc. Selon la taille de la collectivité, chaque élément listé peut faire, à lui seul, l'objet d'un audit particulier.
L'expert-comptable peut prévoir d'examiner par cycle un ou plusieurs domaines déterminés, afin de balayer périodiquement la totalité des services et de permettre à la direction de suivre la situation sociale de façon cohérente.
L'expert-comptable analysera les éléments recueillis systématiquement et décèlera les dysfonctionnements. Il devra être en mesure de proposer des solutions adaptées aux problèmes soulevés et ce, en fonction de la taille de la collectivité.
g Mission 58
Mission de mise en place des 35 heures
L’expert-comptable peut aider à la réorganisation de la collectivité en vue d’une diminution du nombre d’heures effectivement travaillées par salarié.
Il peut également assister la collectivité dans la mise en place un contrôle du temps de travail, prendre en charge la réalisation des bulletins de salaire et les déclarations sociales « version 35 heures ».
g Mission 64
Mission d’audit et de conseil dans les domaines social, fiscal, organisationnel et environnemental
L’expert-comptable peut aider l’association à vérifier que certains domaines (juridique, social, fiscal, organisationnel, environnemental, etc.) bénéficient d’une assurance raisonnable que leurs objectifs sont atteints dans le respect des règles en vigueur et des référentiels existants. L’objectif de l’expert-comptable, auditeur, est de promouvoir la qualité « totale », c’est à dire la volonté de maîtriser la qualité dans tous les domaines d’activités, en y associant l’ensemble du personnel de l’entité associative. Après l’analyse proprement dite, l’expert-comptable pourra donner les conseils adéquats pour tendre vers cette qualité « totale » et corriger d’éventuelles anomalies rencontrées.
g Mission 69
Mission d’assistance à la mise en place des emplois jeunes, des contrats uniques d’insertion
L’expert-comptable peut assister l’association dans la détermination de son projet susceptible d’entrer dans le dispositif « emplois-jeunes » ou le dispositif « contrat unique d’insertion ». Il peut également l’aider dans la constitution du dossier de conventionnement destiné à obtenir l’autorisation et les financements de l’Etat. Il peut assister l’association dans la recherche de cofinancements pour la partie de la rémunération qui incombe à cette dernière et dans l’établissement du contrat avec le jeune employé. Enfin il peut assister l’association dans l’organisation du suivi de l’exécution de la convention jusqu’à l’aide à la reddition de compte de l’exécution de la convention.
g Mission 71
Mission d’établissement des déclarations fiscales et sociales
Comme suite à sa mission comptable, l’expert-comptable est le professionnel le mieux placé et le plus compétent pour procéder aux déclarations périodiques et annuelles, fiscales et sociales, prolongement dans leurs domaines respectifs des éléments comptables de la structure.
Missions
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