Logo CSOEC Secteur Public et Associations
» Club Secteur Public
 
Adhérez au Club Secteur Public

Ressources humaines dans les SEML

MISSION 97

Mission de vérification de l'existence et de la conformité des éléments de paye

Cette mission de vérification de la régularité des éléments de paye peut être une mission à part entière, liée à la régularité des écritures comptables d'enregistrement de la paye et des déclarations sociales qui les accompagnent, notamment si l'expert-comptable ne remplit pas lui-même la mission d'établissement de la paye (payes confiées à un prestataire informatique extérieur par exemple).
Elle devient, pour l'expert-comptable, un préalable obligatoire à l'établissement de la paye si il remplit lui-même cette deuxième mission. L'expert-comptable a un "devoir de curiosité" et ne peut se contenter d'admettre, sans vérification, les éléments à intégrer dans les calculs et dans les livres comptables.
La vérification des données de base est donc une condition impérative au processus d'enregistrement en comptabilité générale et à la notion de sincérité des comptes, dans le cadre légal et réglementaire.
En cas de traitement informatisé d'informations nominatives, l'expert-comptable doit vérifier l'existence de la déclaration à la CNIL.
La non exécution de cette mission de vérification, dans le cadre d'une mission d'élaboration de la paye ou de déclarations sociales, peut entraîner la mise en cause de la responsabilité pénale de l'expert-comptable.
L'expert-comptable, rencontrant une lacune dans l'établissement d'une formalité sociale doit alerter la direction de la SEML et l'amener, par tout moyen légal, à apporter les corrections nécessaires.

Mission 98

Mission d’élaboration des bulletins de salaire des salariés

Dès l'embauche du premier salarié de droit privé, l’association est confrontée à des obligations récurrentes qui impliquent notamment l'établissement de bulletins de paye (mode de preuve du paiement des salaires et des cotisations, instrument d'information du salarié) et la tenue de livres légaux d'entrée et de sortie du personnel et de paye.
L'établissement des bulletins de paye nécessite la connaissance des dispositions légales et conventionnelles régissant le salaire pour le type d'emploi rempli dans l'entreprise en question.
Outre la connaissance des différents taux de cotisations et de leur mode de calcul pour aboutir mathématiquement au calcul du salaire net, l'établissement d'un bulletin de salaire et son enregistrement sur le livre des payes obligent à la connaissance de règles de droit de la sécurité sociale et de droit du travail.
Savoir traiter les informations relatives aux mentions obligatoires, à la durée du travail (heures travaillées, absences, forfait, heures d'équivalence, de récupération, etc.), au salaire (primes, indemnités journalières, avantages C.E., cotisations obligatoires, non obligatoires, CSG, etc.), aux congés payés, à l'intéressement, à la participation etc., mais aussi savoir mesurer les conséquences sur la comptabilité et la trésorerie des décisions prises en matière de paye relèvent de la compétence de l'expert-comptable.
En cas de mise en place d'un traitement informatisé de la paye et donc d'informations nominatives, l'expert-comptable doit s'assurer de l'effectivité de la déclaration préalable à la CNIL, de cette mise en place.

Mission 99

Mission d’aide à l'établissement des déclarations sociales

L'expert-comptable peut aider l’association à procéder à ses déclarations de cotisations sociales, soit directement en prenant en charge l'établissement matériel des déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles aux différents organismes, soit en informant l’association de l'évolution de la législation, de la portée des modifications successives et de leurs conséquences. L'expert-comptable se doit de prémunir l'entreprise contre les risques de contentieux et veiller à la bonne application des règles de calcul des cotisations, de présentation et délais des déclarations et de règlement des acomptes et des soldes.
Il doit anticiper les contrôles de l'administration par une organisation rigoureuse, une justification des déclarations et de leurs corrections si nécessaire. Le membre de l'Ordre peut faire l'interface entre l’association et l'administration lors d'un contrôle URSSAF et préparer les réponses à d'éventuels redressements.
L'expert-comptable peut également aider la collectivité à répondre aux demandes, par les caisses, de renseignements sociaux nominatifs concernant les salariés.

Mission 100

Transmission des données sociales (TDS)

L'expert-comptable doit informer l’association des possibilités de transfert de données sociales informatiques. Ce transfert permet de faire parvenir la déclaration annuelle des données sociales aux différents destinataires en minimisant le risque d'erreur, de perte, de dépassement des délais, et donc de pénalisation.
L'expert-comptable peut étudier avec l'association les possibilités de transmission et les anomalies relevées en cas de rejet. Il se doit d'en montrer les avantages de fiabilité (évite les erreurs de recopiage, permet de vérifier les informations transmises sur listing informatique, etc.).
L'expert-comptable participe donc à l'évolution en profondeur du régime déclaratif, il est un prescripteur de ces nouvelles méthodes. Il peut motiver la collectivité par la démonstration du gain de temps et de qualité du travail rendu.

Mission 101

Aide à l'établissement des procédures internes relatives au suivi des dossiers sociaux des salariés

Le dossier social du salarié doit être créé dès avant l'entrée du salarié dans la SEML, puis mis à jour et contient notamment :

  • sa lettre de candidature et son C.V., éventuellement une analyse graphologique,
    la déclaration préalable à l'embauche
  • le contrat de travail, les avenants éventuels, la fiche de fonction,
  • une fiche de renseignements sociaux divers, à jour,
  • les doubles des fiches de paye,
  • les documents relatifs aux événements disciplinaires,
  • le suivi des absences, des congés payés, etc.

L'alimentation du dossier en informations et leur classement sont indispensables au bon suivi du personnel. L'expert-comptable doit faire comprendre à la direction de la SEML l'importance d'un tel type de dossier et doit lui apporter la rigueur nécessaire à sa mise en place ainsi qu'à celle d'un manuel de procédures s'y rapportant. En effet, chaque type de document doit faire l'objet d'une procédure interne afin qu'une même situation soit enregistrée de façon homogène pour tous les salariés de l'entreprise.
Certaines informations nominatives doivent être transmises aux différents organismes sociaux, informations quant à :

  • l'état civil (mariage, divorce, veuvage),
  • l'adresse de résidence,
  • aux absences pour maladies, maternité,

dans les délais, au fur et à mesure des événements ou à l'occasion des déclarations selon les cas.
A cette occasion, l'expert-comptable doit vérifier l'existence de la déclaration à la CNIL, en cas de traitement informatisé d'informations nominatives.
Les informations concernant les événements disciplinaires doivent être enregistrées, avec référence aux éléments de preuve, afin d'être disponibles en cas de contentieux, pour faciliter le règlement des conflits.
Par sa présence régulière dans l’entité, l'expert-comptable peut s'assurer de la bonne application de ces mesures ou éventuellement de leur évolution.

Mission 102

Aide au choix d'un logiciel de paye

L'entreprise, souhaitant informatiser sa fonction "paye", peut s'adresser à son expert-comptable afin qu'il l'aide à définir les besoins et étudier avec lui, par rapport aux critères sélectionnés et à l'offre du marché, le logiciel ou le progiciel le mieux adapté.
Pour ce faire, l'expert-comptable doit lister les informations légalement obligatoires, celles qui sont indispensables à l'entreprise bien que non obligatoires, souhaitables pour la gestion sociale, ou simplement confortables. Suivant la taille de l'entreprise, l'expert-comptable saura moduler et conseiller le chef d'entreprise afin de ne pas alourdir inutilement le nombre d'informations non obligatoires à produire et aider au choix des plus pertinentes.
Par ses connaissances générales en matière sociale et en informatique, l'expert-comptable saura conseiller le chef d'entreprise dans la recherche des critères concernant :

  • l'identification de l'employeur et des salariés,
  • la présentation du document de saisie des informations,
  • les opérations de saisie (informations constantes, saisie d'informations calculées),
  • l'éditions des divers états (bulletins de paye, journal de paye, registre du personnel, états des règlements, ordres de virement, états analytiques des salaires, tableaux de bord du personnel, etc.) et aux possibilités de consultation,
  • la sécurité du système,
  • la maintenance du logiciel ou du progiciel, etc.

L'expert-comptable doit prévenir le chef d'entreprise de l'obligation de déclarer, avant sa mise en place, l'automatisation du traitement par l'informatique d'informations nominatives à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

Mission 103

Mission de réalisation d’audit social

L'audit social d'une SEML permet un diagnostic et un contrôle de la situation sociale de l'entité. Il permet notamment :

  • de soulever les imperfections éventuelles des procédures sociales,
  • de mettre à jour des oublis ou des erreurs pouvant entraîner la mise en jeu de la responsabilité du dirigeant,
  • de proposer des réponses aux difficultés, ou des modifications à prévoir,
  • de proposer une aide à l'embauche du personnel comptable et financier.

L'audit permet également de vérifier le respect des obligations :

  • déclaratives,
  • d'affichage,
  • de création de documents juridiques obligatoires,
  • d'archivage,
  • de paiement des différentes charges sociales,
  • relatives au dépassement des seuils sociaux,
  • d'enregistrement en comptabilité, etc.
  • d'analyser les situations sociales par l'étude :
  • du recrutement, des départs, du turn-over,
  • de l'absentéisme,
  • des horaires de travail,
  • des conditions de travail, d'hygiène et de sécurité, etc.

mais aussi d'étudier la politique salariale, la rechercher d'aides ou d'exonérations, la politique de formation professionnelle, etc. Selon la taille de l'entité, chaque élément listé peut faire, à lui seul, l'objet d'un audit particulier.
L'expert-comptable peut prévoir d'examiner par cycle un ou plusieurs domaines déterminés, afin de balayer périodiquement la totalité de l’entité et de permettre à la direction de suivre la situation sociale de façon cohérente.
L'expert-comptable analysera les éléments recueillis systématiquement et décèlera les dysfonctionnements. Il devra être en mesure de proposer des solutions adaptées aux problèmes soulevés et ce, en fonction de la taille de la SEML.

Mission 104

Mission de mise en place des 35 heures

L’expert-comptable peut aider à la réorganisation de la SEML en vue d’une diminution du nombre d’heures effectivement travaillées, par salarié. Sous certaines conditions, cette assistance peut-être financée par l’Etat.
Il peut également assister la SEML dans l’organisation et l’accompagnement à la négociation d’un accord sur les 35 heures, aider la SEML à mettre en place un contrôle du temps de travail, prendre en charge la réalisation des bulletins de salaire et les déclarations sociales « version 35 heures ».

Mission 105

Mission légale d’assistance au comité d’entreprise

La mission de l’expert-comptable appelé à assister un comité d’entreprise, en vue de l’examen annuel des comptes d’une « entreprise » employant plus de cinquante salariés de droit privé, porte sur tous les documents d’ordre économique, financier ou social, nécessaires à l’intelligence de ces derniers et à l’appréciation de la situation de l’entreprise. C’est une mission légale qui ne peut être confiée qu’à un expert-comptable, personne physique ou une société d’expertise inscrite au tableau de l’Ordre des experts-comptables.

Mission 106

Mission d’assistance et de représentation devant l’Administration fiscale et l’U.R.S.S.A.F.

L’expert-comptable peut, sous réserve de se voir remettre par le Président de la SEML un mandat écrit, spécial et exprès, représenter ce dernier devant les administrations fiscales et sociales. Cette autorisation découle de la modification législative de l’Ordonnance régissant la profession des experts-comptables du 8 août 1994. Cette loi permet donc au professionnel qui tient la comptabilité et qui a établi les déclarations fiscales et sociales de répondre directement aux demandes d’informations et de contrôle de l’administration.

Mission 107

Mission d’assistance devant les tribunaux

La mission d’assistance est une mission d’accompagnement et non de représentation. L’expert-comptable peut assister et donc accompagner et soutenir son client auprès de toutes les juridictions et notamment les juridictions administratives et financières, en complément ou non de l’avocat de son client, en lui apportant son concours technique et professionnel dans ses domaines de compétences.

Retour en haut de page