Aujourd’hui, les responsables locaux doivent prendre conscience de la nécessité de mettre en place un système de contrôle interne performant destiné à maîtriser l’évolution des dépenses et à assurer le service public dans les conditions optimales. L’ensemble des procédures de contrôle interne représente, en effet un outil de prévention efficace et indispensable pour déceler et prévenir les différents risques significatifs auxquels sont exposés les collectivités locales et les élus locaux. De plus, l’élaboration et la mise en place de procédures de contrôle interne fiables et reconnues permettent de mesurer la performance de la collectivité locale, de clarifier les responsabilités et les pouvoirs, d’aboutir à une meilleure utilisation des ressources publiques, de favoriser la communication entre les élus locaux et leurs administrés et d’éviter, enfin, les dérives de toute nature.
L’expert-comptable peut aider la collectivité locale au choix et à mise en place de procédures de contrôle interne (guide ou manuel des procédures) qui visent à assurer :
Pour atteindre ces objectifs, l’expert-comptable est un partenaire performant pour assister la collectivité locale dans :
L’expert-comptable peut assister la collectivité locale dans l’analyse de l’organisation administrative et comptable complète d’un service ou d’une fonction.
Exemples
:
- l’audit d’organisation du service des transports scolaires (qualité de l’organisation, performances, sécurisation…)
- l’audit des procédures de gestion des dossiers d’aide sociale (diagnostic de la chaîne de traitement des dossiers, de la demande de l’usager à la transmission au département pour l’aide légale ou à la liquidation de la prestation pour l’aide facultative, en passant par la décision de l’autorité).
La mission de l’expert-comptable consistera donc à recommander, aux décideurs locaux, la mise en place d’une organisation interne, formalisée par des procédures (guide ou manuel des procédures), qui portera notamment sur :
La loi du 22 juin 1994 et ses décrets et instructions d’application généralisent l’obligation de l’amortissement aux communes dont la population est égale ou supérieure à 3 500 habitants. Pour répondre aux nouvelles exigences légales, le recensement du patrimoine doit couvrir la totalité des biens possédés.
L’objectif de cette mission est de permettre de répondre, dans les meilleures conditions de fiabilité de l’information qui en ressortira, à l’exigence légale de prise en compte de la vision patrimoniale dans la collectivité.
L’inventaire physique des biens de la collectivité locale et une valorisation effectuée selon les principes comptables, sont les deux étapes préliminaires au bon suivi du patrimoine. L’organisation de la gestion peut intervenir ensuite : l’enregistrement des mouvements de toutes sortes, les modifications de valorisation des biens (meubles et immeubles), les calculs d’amortissements, la gestion du patrimoine, l’organisation informatique du suivi...
La mise en place de la gestion du patrimoine ne peut s’envisager sans une mise en place des procédures adéquates à chacune des étapes.
L’expert-comptable peut assister la collectivité locale dans l’élaboration des procédures, de leur mise en application et de leur contrôle aussi bien sur le plan de leur élaboration que du choix du logiciel de gestion, aide informatique incontournable.
Cette mission de vérification de la régularité des éléments de paye peut être une mission à part entière, liée à la régularité des écritures comptables d'enregistrement de la paye et des déclarations sociales qui les accompagnent, notamment si l'expert-comptable ne remplit pas lui-même la mission d'établissement de la paye (payes confiées à un prestataire informatique extérieur par exemple).
Elle devient, pour l'expert-comptable, un préalable obligatoire à l'établissement de la paye si il remplit lui-même cette deuxième mission. L'expert-comptable a un "devoir de curiosité" et ne peut se contenter d'admettre, sans vérification, les éléments à intégrer dans les calculs et dans les livres comptables.
La vérification des données de base est donc une condition impérative au processus d'enregistrement en comptabilité générale et à la notion de sincérité des comptes, dans le cadre légal et réglementaire.
En cas de traitement informatisé d'informations nominatives, l'expert-comptable doit vérifier l'existence de la déclaration à la CNIL.
La non exécution de cette mission de vérification, dans le cadre d'une mission d'élaboration de la paye ou de déclarations sociales, peut entraîner la mise en cause de la responsabilité pénale de l'expert-comptable.
L'expert-comptable, rencontrant une lacune dans l'établissement d'une formalité sociale doit alerter la direction du personnel de la collectivité et l'amener, par tout moyen légal, à apporter les corrections nécessaires.
Dès l'embauche du premier salarié de droit privé, la collectivité est confrontée à des obligations récurrentes qui impliquent notamment l'établissement de bulletins de paye (mode de preuve du paiement des salaires et des cotisations, instrument d'information du salarié) et la tenue de livres légaux d'entrée et de sortie du personnel et de paye.
L'établissement des bulletins de paye nécessite la connaissance des dispositions légales et conventionnelles régissant le salaire pour le type d'emploi rempli dans l'entreprise en question.
Outre la connaissance des différents taux de cotisations et de leur mode de calcul pour aboutir mathématiquement au calcul du salaire net, l'établissement d'un bulletin de salaire et son enregistrement sur le livre des payes obligent à la connaissance de règles de droit de la sécurité sociale et de droit du travail.
Savoir traiter les informations relatives aux mentions obligatoires, à la durée du travail (heures travaillées, absences, forfait, heures d'équivalence, de récupération, etc.), au salaire (primes, indemnités journalières, avantages C.E., cotisations obligatoires, non obligatoires, CSG, etc.), aux congés payés, à l'intéressement, à la participation etc., mais aussi savoir mesurer les conséquences économiques des décisions prises en matière de paye relèvent de la compétence de l'expert-comptable.
En cas de mise en place d'un traitement informatisé de la paye et donc d'informations nominatives, l'expert-comptable doit s'assurer de l'effectivité de la déclaration préalable à la CNIL, de cette mise en place.
L'expert-comptable peut aider la collectivité à procéder à ses déclarations de cotisations sociales, soit directement en prenant en charge l'établissement matériel des déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles aux différents organismes, soit en informant la collectivité de l'évolution de la législation, de la portée des modifications successives et de leurs conséquences. L'expert-comptable se doit de prémunir l'entreprise contre les risques de contentieux et veiller à la bonne application des règles de calcul des cotisations, de présentation et délais des déclarations et de règlement des acomptes et des soldes.
Il doit anticiper les contrôles de l'administration par une organisation rigoureuse, une justification des déclarations et de leurs corrections si nécessaire. Le membre de l'Ordre peut faire l'interface entre la collectivité et l'administration lors d'un contrôle URSSAF et préparer les réponses à d'éventuels redressements.
L'expert-comptable peut également aider la collectivité à répondre aux demandes, par les caisses, de renseignements sociaux nominatifs concernant les salariés.
L'expert-comptable doit informer la collectivité des possibilités de transfert de données sociales informatiques. Ce transfert permet de faire parvenir la déclaration annuelle des données sociales aux différents destinataires en minimisant le risque d'erreur, de perte, de dépassement des délais, et donc de pénalisation.
L'expert-comptable peut étudier avec la collectivité les possibilités de transmission et les anomalies relevées en cas de rejet. Il se doit d'en montrer les avantages de fiabilité (évite les erreurs de recopiage, permet de vérifier les informations transmises sur listing informatique, etc.).
L'expert-comptable participe donc à l'évolution en profondeur du régime déclaratif, il est un prescripteur de ces nouvelles méthodes. Il peut motiver la collectivité par la démonstration du gain de temps et de qualité du travail rendu.
Le dossier social du salarié doit être créé dès avant l'entrée du salarié dans la collectivité, puis mis à jour et contient notamment :
L'alimentation du dossier en informations et leur classement sont indispensables au bon suivi du personnel.
L'expert-comptable doit faire comprendre à la direction du personnel de la collectivité l'importance d'un tel type de dossier et doit lui apporter la rigueur nécessaire à sa mise en place ainsi qu'à celle d'un manuel de procédures s'y rapportant.
En effet, chaque type de document doit faire l'objet d'une procédure interne afin qu'une même situation soit enregistrée de façon homogène pour tous les salariés de la collectivité.
Certaines informations nominatives doivent être transmises aux différents organismes sociaux, informations quant à :
dans les délais, au fur et à mesure des événements ou à l'occasion des déclarations selon les cas.
A cette occasion, l'expert-comptable doit vérifier l'existence de la déclaration à la CNIL, en cas de traitement informatisé d'informations nominatives.
Les informations concernant les événements disciplinaires doivent être enregistrées, avec référence aux éléments de preuve, afin d'être disponibles en cas de contentieux, pour faciliter le règlement des conflits.
Par sa présence régulière dans la collectivité, l'expert-comptable peut s'assurer de la bonne application de ces mesures ou éventuellement de leur évolution.
La collectivité, souhaitant informatiser sa fonction "paye", peut s'adresser à son expert-comptable afin qu'il l'aide à définir les besoins et étudier avec lui, par rapport aux critères sélectionnés et à l'offre du marché, le logiciel ou le progiciel le mieux adapté.
Pour ce faire, l'expert-comptable doit lister les informations légalement obligatoires, celles qui sont indispensables à l'entreprise bien que non obligatoires, souhaitables pour la gestion sociale, ou simplement confortables. Suivant le nombre de salarié de droit privé, l'expert-comptable saura moduler et conseiller la direction du personnel afin de ne pas alourdir inutilement le nombre d'informations non obligatoires à produire et aider au choix des plus pertinentes.
Par ses connaissances générales en matière sociale et en informatique, l'expert-comptable saura conseiller la collectivité dans la recherche des critères concernant :
L'expert-comptable doit prévenir la collectivité de l'obligation de déclarer, avant sa mise en place, l'automatisation du traitement par l'informatique d'informations nominatives à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
L'audit social d'une collectivité permet un diagnostic et un contrôle de la situation sociale de cette dernière. Il permet notamment :
L'audit permet également de vérifier le respect des obligations :
de création de documents juridiques obligatoires,
d'analyser les situations sociales par l'étude :
mais aussi d'étudier la politique salariale, la rechercher d'aides ou d'exonérations, la politique de formation professionnelle, etc. Selon la taille de la collectivité, chaque élément listé peut faire, à lui seul, l'objet d'un audit particulier.
L'expert-comptable peut prévoir d'examiner par cycle un ou plusieurs domaines déterminés, afin de balayer périodiquement la totalité des services et de permettre à la direction de suivre la situation sociale de façon cohérente.
L'expert-comptable analysera les éléments recueillis systématiquement et décèlera les dysfonctionnements. Il devra être en mesure de proposer des solutions adaptées aux problèmes soulevés et ce, en fonction de la taille de la collectivité.
L’expert-comptable peut aider à la réorganisation de la collectivité en vue d’une diminution du nombre d’heures effectivement travaillées par salarié.
Il peut également assister la collectivité dans la mise en place un contrôle du temps de travail, prendre en charge la réalisation des bulletins de salaire et les déclarations sociales « version 35 heures ».
Que ce soit pour le personnel de droit public ou le personnel de droit privé, la loi a prévu, pour la première catégorie comme pour la seconde, selon un cadre à respecter et des points à aborder, la synthèse des informations sociales de l’entité.
L’expert-comptable peut aider la collectivité à recueillir, analyser, synthétiser et présenter les bilans sociaux annuels prévus par les textes.